電子契約を用いることで、郵送のやりとりにより発生する工数の削減、郵便の往来による時間のロス、印刷による紙の無駄を低減します。

特に電子契約に切り替わる過渡期においては、紙の契約と電子契約が混在するため、双方を一括で台帳管理する仕組みが求められます。

電子契約の法的な裏付けは、電子証明書とタイムスタンプにより保証されます。単純な電子印鑑ではなく、適切な電子証明書を埋め込む必要があります。

「電子契約だけできる」サービスでは、既存の業務フローへの適切な組み込みは難しいです。台帳管理や契約更新アラーム等の実務管理機能もある仕組みに、電子契約が組み込まれているのが望ましい姿です。

単独の電子契約システムを導入した場合、そのシステムのIDを渡すという事は、会社の契約印を渡すという事です。適切にその職務権限が行使される様に、業務の流れにマッチした適切な承認管理・権限管理が必要です。

電子契約書は大変重要な資料です。また、電子ファイル故の、機器故障による紛失リスクもありますので、安心できるプラットフォームに預かる必要があります。